人材紹介の面談実施率（着座率）を上げるには｜登録から面談までに見直せること

どこで止まっているかを、段階に分けて見る

「面談の数が少ない」というとき、止まっている場所は1か所とは限りません。登録から面談までを4つの段階に分けて、それぞれの数を数えると、どこを見直せばよいかの手がかりになります。

止まっている場所を探す（上から順に数える）

1. 情報が届く届いた人数

↓ ここが低い → 初回連絡を見直す

2. 初回連絡がつながる話せた・返事があった人数

↓ ここが低い → 面談の中身と日程の出し方

3. 面談の日が決まる日時が決まった人数

↓ ここが低い → 前日・当日の連絡

4. 面談が実施される実際に面談できた人数

段階	数えるもの	割合の出し方
1. 情報が届く	届いた人数	—
2. 初回連絡がつながる	電話・メール・メッセージで、本人と話せた（返事があった）人数	2 ÷ 1
3. 面談の日が決まる	面談の日時が決まった人数	3 ÷ 2
4. 面談が実施される	実際に面談できた人数	4 ÷ 3

集め方（媒体・広告・送客サービスなど）ごとに分けて数えると、集め方による違いも分かります。費用とあわせた見方は、求職者集客は「いつ費用が発生するか」で比べる にまとめています。

面談まで進まない、よくある理由（求職者の側から）

求職者の側から見ると、次のような理由で止まっていることがよくあります。

• 知らない番号からの電話に出ない。 授業中・仕事中で出られないことも多い
• 登録してから時間がたつと、気持ちが離れる。 ほかの会社と話が進んでいたり、忙しくなっていたりする
• 面談で何をするのか分からない。 「面談」という言葉を重く感じ、準備が必要だと思っている
• まだ情報を集めている段階。 すぐに応募するつもりがなく、面談まで進むのをためらう
• 提示された日程が合わない、先すぎる。
• 連絡が多すぎて、負担に感じる。 電話が続くと「しつこい」と感じ、連絡そのものを避けるようになることがある

どれも、求職者のやる気がないということとは限りません。連絡の仕方で解消できるものもあるのが、この段階の特徴です。

止まる理由と、見直せること

知らない番号に出ない→ 文章で名乗る

時間がたつと離れる→ 早めに連絡する

面談の中身が分からない→ 中身を具体的に伝える

まだ情報収集の段階→「それでも大丈夫」と伝える

日程が合わない・先すぎる→ 近い日を2〜3つ出す

連絡が多くて負担→ 回数に上限を決める

初回連絡で見直せること

初回連絡の流れ

1. 1
   早めに連絡夜間・休日は、翌営業日の朝
2. 2
   文章で名乗る出られなかったら、社名・用件・きっかけを
3. 3
   方法と時間帯を聞く電話かメールか・時間帯
4. 4
   回数に上限そのあとは文章で1回

早めに連絡する

登録や選択の直後は、求職者の関心が高いうちです。届いたら、なるべく早く最初の連絡を入れます。夜間や休日に届いた方には、翌営業日の早い時間に連絡できるよう、担当と手順を決めておくと抜けが減ります。

出られなかったときは、文章で名乗る

電話に出られなかった方には、SMSやメールで、どこの誰が、何の用件で連絡したのかを残します。どのサービスへの登録をきっかけに連絡しているのかを書くと、求職者が思い出しやすくなります。

〇〇様 株式会社〇〇の〇〇です。〇〇（ご登録いただいたサービス名）で弊社を選んでいただき、ありがとうございます。 30分ほど、オンラインでご希望をお聞きする面談のご案内でお電話しました。 ご都合のよい時間帯や、メールでのやりとりをご希望でしたら、このメッセージにご返信ください。

連絡の方法と時間帯を、求職者に選んでもらう

学生は授業、社会人は仕事の時間があります。最初の連絡で「電話とメール、どちらがよいか」「何時ごろなら話せるか」を聞いておくと、そのあとの連絡がつながりやすくなることがあります。

連絡の回数に上限を決めておく

つながらないからといって電話を重ねると、かえって避けられることがあります。「何日のあいだに何回まで、そのあとは文章で1回」のように、社内で上限を決めておくと、担当者ごとのばらつきも減ります。

日程を決めるときに見直せること

面談の中身を具体的に伝える

「面談」だけでは、何を準備すればいいのか分かりません。所要時間・方法（オンラインか対面か）・話す内容・準備がいらないことを短く伝えます。

面談の案内で伝えること

所要時間例：30分ほど

方法オンラインか来社

話す内容いまの状況と、興味のある仕事

準備はいらない履歴書などは不要と伝える

• 例：「30分ほど、オンラインで。いまの状況と、興味のある仕事をお聞きします。履歴書などの準備はいりません」

「情報を集めているだけ」でも大丈夫と伝える

すぐに応募するつもりがない方にとって、面談は重く感じられます。「まだ決まっていなくても大丈夫です」「求人の情報だけ知りたい、という方もいます」と伝えると、日程を決めるハードルが下がることがあります。

候補日は近い日で、いくつか出す

「いつがよいですか」と聞くより、近い日の候補を2〜3つ出すほうが、決まりやすいことがあります。先の日程ほど、そのあいだに予定や気持ちが変わることがあるためです。

前日・当日の連絡で見直せること

前日から当日まで

1. 1
   前日日時・方法・時間・URLを送る
2. 2
   当日、来ないとき一度だけ連絡し、別の日の候補を
3. 3
   来られなかった方にも次の日程を選べるようにしておく

• 前日に確認の連絡を入れる。 日時・方法・所要時間と、オンラインなら参加のURLを、もう一度まとめて送る
• 当日、時間になっても来ないときは、一度だけ連絡する。 責める言い方はせず、別の日の候補を添える
• 来られなかった方にも、次の日程を選べるようにしておく。 一度来られなかったあと、気まずさから返事をしにくくなる方もいるため

やりすぎないために

面談の数を増やそうとして連絡を重ねると、求職者の負担になります。「連絡は控えてほしい」「利用をやめたい」と言われたら、そこで止めます。

求職者の個人情報は、業務の目的の達成に必要な範囲で収集・保管・使用することが決められています（職業安定法 第5条の5）。面談の案内に使う情報も、その範囲の中で扱います。

まとめ

• 面談が少ないときは「連絡がつながる・日が決まる・実施される」の3つの割合に分けて、止まっている場所を探す
• 初回連絡は早めに。出られなかった方には、社名・用件・きっかけを文章で残す
• 面談の中身（時間・方法・話す内容・準備不要）を具体的に伝え、近い日の候補をいくつか出す
• 前日の確認と、来られなかった方への次の日程の案内
• 連絡の回数には上限を。止めてほしいと言われたら止める